Privaatsuspoliitika
Isikuandmete
töötlemise põhimõtted Pühalepa Vallavalitsuses
Isikuandmete töötlemise eesmärk, ulatus ja viis
Pühalepa
Vallavalitsus kui ametiasutus (edaspidi vallavalitsus) töötleb isikute
andmeid seaduse ja nende alusel antud õigusaktidega kohalikule omavalitsusele
ja tema asutustele pandud ülesannete täitmisel ja täitmiseks. Isikuandmete
töötlemisel lähtume isikuandmete kaitse
seaduse ning Andmekaitse Inspektsiooni juhistega isikuandmete
töötlemisele sätestatust.
Peamised isikuandmete töötlemisega seotud ülesanded
Isikuandmete
töötlemise aluseks on üldjuhul isiku enda algatus (taotlus, avaldus,
märgukiri, teabenõue jne – edaspidi nimetatud kiri) või isiku pöördumine
vallavalitsuse või omavalitsusorganite poole. Isiku algatuse või osaluseta
töötleb vallavalitsus isikuandmeid ainult siis, kus seadus näeb vastava
õiguse avaliku ülesande täitmiseks ette.
Isikuandmeid
(nimi, aadress, e-posti aadress, telefon, faksinumber) kasutatakse kirja
saatjale vastamiseks, õigus- või haldusakti edastamiseks ning haldus- või
väärteomenetluses täiendava teabe saamiseks vajaliku informatsiooni
taotlemisel kirja adressaadiga kontakti saamiseks. Asja menetlemiseks ning
dokumendi kättetoimetamiseks kasutatakse aadressiandmeid, mida
menetlusosaline on ise vallavalitsusele avaldanud või mis on kättesaadavad
rahvastiku- või äriregistrist.
Isikuandmetega
dokumente säilitatakse vastavalt vallavalitsuse dokumentide loetelus märgitud
säilitustähtajale. Säilitustähtaja ületanud dokumendid hävitatakse.
Statistikat ja asutuse tegevuse kokkuvõtteid avaldame umbisikuliselt, ilma
isikunimede ja kontaktandmeteta.
Kuidas töötleme Teie isikuandmeid ja eraelulist
teavet?
Vallavalitsus
täidab avaliku võimu ülesandeid. Lähtudes Isikuandmete kaitse seadusest
töötleb vallavalitsus andmeid vaid ulatuses, mis on vajalik talle pandud
avalike ülesannete täitmiseks.
Tulenevalt
avaliku teabe seadusest
on vallavalitsusel kohustus teatud osa dokumentidest ja teabest
internetis avaldada või muul viisil igaühele kättesaadavaks teha. Oma
tegevuse käigus kogub ja töötleb vallavalitsus isikuandmeid ja isikute eraelu
puudutavat teavet.
Seadused on isikuandmete ja eraelu puudutava teabe menetlemiseks ja
töötlemiseks näinud ette kitsendused. Vallavalitsuse sisemise töökorraldusega
püüame teha kõik, et eraelu võimalikult vähe riivataks ning avaliku teabe
seaduses asutusesiseseks teabeks tunnistatud isikuandmed ei satuks
kolmandate isikute valdusse.
Vastavalt
isikuandmete kaitse seadusele on õigus igaühel tutvuda tema kohta kogutud
isikuandmetega ning teada saada, millises ulatuses ja eesmärgil on teda
puudutavaid isikuandmeid töödeldud. Kui isiku andmed on muutunud või muul
põhjusel ebatäpsed, siis on isikul õigus nõuda vastavate paranduste tegemist.
Juhul kui
Teie hinnangul on vallavalitsus kogunud või kasutanud Teie andmeid
ebaseaduslikult või ei väljasta isikule tema kohta käivaid andmeid, siis on
Teil õigus pöörduda vastavasisulise kaebusega Andmekaitse Inspektsiooni või
kohtu poole.
Alljärgnevalt
on välja toodud, millisel eesmärgil ametisutuses isikuandmeid ja eraelu
puudutavat teavet töötleb ning kuidas vastavaid andmeid kaitstakse või
avalikkusele kättesaadavaks tehakse.
Isiku andmete avalikkusele kättesaadavaks tegemine
Isikuandmed
avalikustatakse ainult juhul, kui avalikustamise kohustus tuleneb seadusest.
Eraisikute kirjad (nii saabunud kui ka välja saadetud) registreeritakse
vallavalitsuse elektroonilises dokumendiregistris Amphora Dokumendiregistrile
on kõikidel juurdepääs valla veebilehelt www.pyhalepa.hiiumaa.ee
Avaliku teabe seadusest
lähtuvalt märgitakse dokumendiregistrisse kirja saatja ja saaja kohta
nimi, aadress ja muud kontaktandmed. Dokumendiregistri avalikust vaatest on
võimalik näha ainult isiku nime (aadressile ja kontaktandmetele ligipääsu ei
ole). Kui dokumendiregistri väljadel olevast infost ilmneb teave, mis Avaliku
teabe seaduse (§ 35) alusel võib riivata kirja saatja eraelu või isikuandmete kaitse
seadusest lähtuvalt kajastada delikaatseid isikuandmeid, on
dokumendiregistri avalikus vaates näha kirja saatja või saaja nime
initsiaalid (näiteks sotsiaalvaldkond). Muul juhul avalikustatakse
dokumendiregistris kirja saaja või saatja ees- ja perekonnanimi.
Kui
saadate vallavalitsusele kirja paberdokumendina, kirja dokumendiregistri
avalikust vaatest kätte saada ei ole võimalik. Kui saadate kirja
elektrooniliselt ning see ei sisalda isikuandmeid või teavet, mis annab aluse
dokumendile juurdepääsupiirang kehtestada, on Teie e-kiri avaliku teabe seaduse
alusel dokumendiregistrist kõikidele kättesaadav. Kirja saatja võib kirjas
avaldada, et ei soovi kirja dokumendiregistri kaudu avalikustamist.
Vastavalt kohaliku omavalitsuse
korralduse seadusele (§ 23 lõiked 1 ja 5, § 31 lg 1, § 51 lõiked 6 ja 7)
avaldatakse volikogu määrus Riigi Teatajas ja
jõustub kolmandal päeval pärast avaldamist, kui määruses ei ole sätestatud
hilisemat tähtpäeva. Volikogu otsused ning istungite protokollid on
kättesaadavad kõigile dokumendihaldussüsteemis Amphora
Vallavalitsuse
õigusaktid ja istungite protokollid avalikustatakse ning need on
kättesaadavad kõigile isikutele dokumendihaldussüsteemis Amphora. Valitsuse määrus avaldatakse Riigi Teatajas.
Kui õigusakti või protokolli sisu on asutusesiseks
kasutamiseks mõeldud teave siis õigusakti või protokolli ei avalikustata.
Õigusakt avalikustatakse koos isikuandmetega juhul, kui vastav kohustus
tuleneb seadusest.
Vastavalt Haldusmenetluse
seadusele on vallavalitsusel õigus dokumendi resolutiivosa (dokumendi
osa, millega kedagi kohustatakse midagi tegema) avaldada kas üleriiklikus või
kohalikus ajalehes või interneti väljaandes "Ametlikud Teadaanded".
Dokumendi resolutiivosa avalikustatakse, kui
1.
dokument on vaja kätte toimetada enam kui sajale isikule;
2.
puuduvad andmed menetlusosalise aadressi kohta või kui menetlusosaline ei ela
teadaoleval aadressil ja tema tegelik viibimiskoht ei ole teada ning
dokumenti ei ole muul viisil võimalik kätte toimetada;
3.
haldusakt on vaja avalikult teatavaks teha ja haldusakt ei kuulu avaldamisele Riigi Teatajas.
Interneti väljaandes "Ametlikud Teadaanded" avalikustab
vallavalitsus isikuandmeid ka juhul, kui seda näeb ette eriseadus või selle
alusel antud õigusakt (vt Riigi Teataja seadus,
Ametlike Teadaannete
põhimäärus).
Vastavalt avaliku teabe
seadusele andmekogudes, mille pidaja on vallavalitsus, isikuandmeid ei
avalikustata, v.a juhul, kui isikuandmete avaldamise kohustus ei tulene seadusest.
Isikuandmete kolmandatele isikutele, sealhulgas
teistele asutustele edastamine
Eraisikutele
edastatud või eraisikutelt saadud dokumendid on valdavalt
juurdepääsupiiranguga, kuna õigusaktidega sätestatud nõuetest lähtuvalt
sisaldab isiku kiri selle saatja või saaja elukohaandmeid, telefoninumbrit,
e-posti aadressi. Eelloetletud andmeid loetakse isiku eraelu puudutavaks
teabeks ning see ei kuulu kolmandatele isikutele avalikustamisele (v.a kui
isiku nime või kontaktandmeid on kasutatud juriidilise isiku või asutuse
esindajana). Muu kirjas märgitud teabe osas sõltub juurdepääsu piiramine
dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused sätestab Avaliku
teabe seaduse § 35.
Hoolimata
juurdepääsupiirangust väljastab vallavalitsus dokumendi asutusele või
isikule, kellel on otsene seadusest tulenev õigus seda küsida (nt kohtueelne
menetleja, kohus, järelevalveasutus jms). Kui vallavalitsusele saadetud
kirjale vastamine on teise asutuse pädevuses, siis edastab vallavalitsus
selle vastavale asutusele, informeerides sellest ka kirja saatjat.
Kui
kirjaga, mis on vallavalitsusele saadetud või vallavalitsusest väljastatud,
soovitakse tutvuda teabenõude korras (alus avaliku
teabe seaduse 3. peatükk), analüüsib vallavalitsus teabenõude saamisel,
kas taotletavat dokumenti saab muutmata kujul väljastada või tuleb seda
töödelda nii, et juurdepääsupiiranguga teave ei satuks kolmandate isikute
valdusse. Igal juhul kaetakse väljastatavas dokumendis kirja saaja või saatja
kontaktandmed (aadress, e-posti aadress, telefoninumber). Vallavalitsus
avaldab isikuandmeid ainult asja menetlemiseks ning menetlusega seotud
isikutele minimaalselt, s.o asja lahendamiseks hädavajalikus mahus.
Vastavalt isikuandmete kaitse
seadusele, avaliku teenistuse seadusele
on
vallavalitsuse, vallavolikogu ja nende moodustatud komisjonide liikmed nii
volituste ajal kui ka pärast volituste lõppemist ning vallavalitsuse
teenistujad nii teenistussuhte ajal kui pärast selle lõppemist kohustatud
hoidma salajas teiste inimeste perekonna- ja eraellu puutuvaid andmeid ning
muud konfidentsiaalsena saadud informatsiooni. Kui omavalitsusorgan või
komisjon ei vaja seisukoha andmiseks või otsustamiseks otseselt isikuandmeid,
edastab vallavalitsus dokumendid organi liikmetele isikuandmeteta või muu
konfidentsiaalse teabeta.
Haldusmenetluse
seadusele tuginedes võimaldatakse haldusmenetluses menetlusosalistel
toimiku ja dokumentidega tutvuda vallavalitsuses ametiisiku juuresolekul.
Ametiisik peab tagama, et dokumentidega tutvumisel ei avaldata teiste
menetlusosaliste eraelu puudutavaid andmeid.
Eriseadustest
tulenevalt on vallavalitsusel teatud asjades kohtuvälise menetleja õigused.
Väärteomenetlust reguleerib üksikasjalikult väärteomenetluse
seadustik koos kriminaalmenetlus
seadustikuga. Menetlusalune isik ja tema esindaja saavad materjalidega
tutvuda menetlusseadustikes ettenähtud korras. Väärteoteate esitaja saab
materjalidega tutvuda teabenõude esitamisega, arvestades kehtestatud
juurdepääsupiiranguid. Väärteoteate esitaja andmed avaldab vallavalitsus
teistele menetlusosalistele ulatuses, mis on menetlusseadustikes ette nähtud
ning asja lahendamiseks vajalik. Väärteomenetluses ei tagata tunnistaja
anonüümsust korruptsiooni
vastase seaduse alusel korruptiivsest teost teatamisel ja lastekaitsega
seotud ülesannete täitmisel.
Jõustunud
väärteootsused registreeritakse ka Karistusregistris. Ligipääs karistusregistrisse on
piiratud, andmeid saab küsida karistusregistri
seaduse 3. peatükis sätestatud korras.
Õigus tutvuda enda andmetega
Igaühel on
õigus küsida vallavalitsuselt enda kohta käivaid isikuandmeid ning teavet
ning õigus tutvuda kõikide tema kohta kogutud andmetega. Seda õigust võib
piirata üksnes seaduse alusel.
Lähtuvalt isikuandemete kaitse
seadusest on igal isikul õigus saada teada:
1.
milliseid isikuandmeid tema kohta vallavalitsuses kogutakse ja on kogutud;
2.
millisel eesmärgil ning millisele seadusele või muule õigusaktile tuginedes
tema andmeid töödeldakse;
3. millistele isikutele või asutustele on tema isikuandmeid edastatud.
Enda
andmete töötlemise kohta on vallavalitsuselt võimalus saada informatsiooni
või tutvuda andmetega, mida Teie kohta on kogutud, järgmiselt:
1.
pöörduda suulise järelepärimisega telefoni teel (vallasekretäri või
kantseleispetsialisti) või ametniku vastuvõtul;
2. esitada
kirjalik taotlus (Vallamaja, Tempa küla Pühalepa vald Hiiumaa 92348
This e-mail address is being protected from spam bots, you need JavaScript enabled to view it
);
3.
taotleda teabenõude avaliku teabe
seaduse korras Teie isikuandmetega dokumentide väljastamist;
4. tutvuda
Teie isikuandmetega dokumentide või registritega vallavalitsuses koha peal.
Surnud
isiku andmeid on õigus taotleda pärijal, surnu abikaasal, surnu vanematel ja
vanavanematel, lastel ja lastelastel ning õel või vennal.
Isikuandmete
väljastamiseks peab andmete väljastaja olema veendunud, et tegemist on just
selle isikuga, kellel on õigus vastavaid andmeid saada. Seetõttu peab andmete
taotleja vajadusel oma isikusamasust või andmete taotlemise õigust tõendama.
Kui telefoni teel tehtud päringu puhul ei ole ametnikul võimalik veenduda, et
andmeid küsib õigustatud isik, on ametnikul õigus paluda taotluse esitamist
kirjalikult koos vajalike tõenditega.
Lähtuvalt isikuandmete
kaitse seaduses väljastab vallavalitsus nõutavad isikuandmed või
põhjendab andmete väljastamisest või teabe andmisest keeldumist taotluse
saamise päevale järgneva viie tööpäeva jooksul. Olenevalt taotletavatest
andmetest võib eriseadus isikuandmete kohta teabe ja isikuandmete väljastamise
korra suhtes näha ette erandi.
Teabenõude
korras väljastatakse taotlejale tema isikuandmetega seotud dokumentide
koopiad või väljatrükid või juhendatakse isik avalikustatud teabe juurde.
Teabenõue täidetakse viivituseta, kuid mitte hiljem kui viie tööpäeva jooksul
nõuetekohaselt esitatud teabenõude registreerimisele järgnevast tööpäevast.
Kui teabenõuet on vaja täpsustada või kui teabe väljaselgitamine on
aeganõudev, võib vallavalitsus teabenõude täitmise tähtaega pikendada kuni 15
tööpäevani. Tähtaja pikendamisest koos põhjendustega teavitatakse teabenõude
esitajat.
Vallavalitsus
keeldub dokumentidega koha peal tutvumise võimaldamisest ja dokumentide või
teabe väljastamisest juhul, kui see võib:
1.
kahjustada teiste isikute õigusi ja vabadusi, eraelu puutumatust või
isikuandmete kaitset;
2.
takistada kuriteo tõkestamist või kurjategija tabamist või raskendada tõe
väljaselgitamist kriminaalmenetluses;
3.
ohustada lapse põlvnemise saladuse kaitsmist.
Riiklikest
registritest, millesse andmeandja on vallavalitsus (Eesti rahvastikuregister,
Pereregister, sotsiaalteenuste- ja toetuste andmeregister; majandustegevuse
register, riiklik ehitisregister, riigi maakataster, kinnistusraamat, Eesti
Hariduse Infosüsteem, Haigekassa, kohustusliku kogumispensioni register,
e-toimiku infosüsteem) saab enda kohta käivaid andmeid kontrollida ka
riigiportaali www.eesti.ee e-teenuse
(rubriik "Kodanikule") kaudu.
Igal
isikul on õigus nõuda enda või oma esindatava (eestkostetava) ebaõigete isikuandmete
parandamist. Selleks tuleb kas suuliselt või kirjalikult teha vastav
tähelepanek vallavalitsusele. Asjakohase teabe võib edastada kas asja
menetlevale või menetlenud ametnikule või vallavalitsuse üldkontaktidele (tel
463 6840, e-post
This e-mail address is being protected from spam bots, you need JavaScript enabled to view it
või post Vallamaja, Tempa küla Pühalepa vald 92348 Hiiumaa). Paranduste
tegemiseks võib vallavalitsus nõuda täiendavaid tõendeid.
Kui isikuandmete töötlemise nõue ei tulene seadusest, peab vallavalitsus isikuandmete töötlemiseks saama Teilt vabal tahtel
kirjaliku nõusoleku (vt isikuandmete kaitse
seaduse § 12).
See on põhjus, miks erinevatele preemiatele, konkurssidele esitamiseks või
valla veebilehel või valla ajalehes isikuga seotud andmete edastamiseks või
avalikustamiseks on vaja ka vastava isiku nõusolekut.
Kui
vallavalitsusel ei ole Teie isikuandmete kasutamiseks enam (nt andmete
säilitamise tähtaeg on lõppenud) seaduslikku alust, kuid Te leiate, et
andmete töötlemist jätkatakse, võite nõuda andmete kasutamise lõpetamist või
andmete kustutamist.
|